Rendi le riunioni (anche virtuali) più piacevoli e produttive in 5 mosse

Dall'organizzazione delle informazioni ai momenti informali per creare la giusta atmosfera prima di iniziare: segui la nostra guida "salva meeting" per migliorare le riunioni coi tuoi colleghi e ottenere risultati inaspettati

Nella carriera di un professionista medio, le ore dedicate alle riunioni – sommandosi – possono raggiungere una durata impressionante: 7 anni. Sono i calcoli fatti dall’autorevole rivista Inc. E portano a una responsabilità: dobbiamo far sì che questo tempo della nostra vita lavorativa non sia sprecato. A questo proposito Elon Musk – l’imprenditore seriale che ha fondato PayPal, Tesla e Space X – è spietato: consiglia di lasciare immediatamente il tavolo quando un meeting diventa improduttivo. Ma, ai comuni mortali, un gesto così eclatante potrebbe costare il licenziamento. Eppure avrai sicuramente partecipato a riunioni senza valore aggiunto. Che fare allora?
Segui i consigli della nostra “guida salva meeting”.

  1. Se basta una mail, non convocare una riunione. Il tuo obiettivo dovrebbe essere realizzare riunioni piacevoli e produttive. Ma se ti serve solo un’approvazione o una conferma, serve davvero un meeting? Meglio risolvere la questione con una semplice email (o la chat). Inoltre anche l’orario è fondamentale: una riunione convocata subito dopo pranzo o dopo le 18 non fa mai piacere e indispone automaticamente i partecipanti. E poi ricorda che, con i software di collaborazione, non tutto dev’essere fatto “in maniera sincronia” e i momenti di condivisione possono essere diluiti nel tempo. Con un documento condiviso (sfruttando Office 365 o i Google Documents), tante persone possono lavorare a orari diversi, quando hanno la mente lucida o meno impegni.
  2. Pensa a una riunione come a una cena di gala. Certo, esistono convocazioni da fare al volo, senza avere modo di prepararsi. Ma, se chiedi del tempo ai tuoi colleghi (o ai tuoi capi), fa’ che tutto sia organizzato al meglio, partendo dal messaggio d’invito. Ti consigliamo di seguire questo schema: titolo, descrizione, obiettivo da raggiungere, allegati utili e cosa è richiesto ai partecipanti (se sono necessari appunti o un contributo particolare). Poi usa tutti i software che hai a disposizione per coinvolgere i colleghi. Per esempio, nelle riunioni virtuali, Miro è un ottimo strumento per condividere feedback (con post-it digitali) e per far sì che anche gli interlocutori più introversi esprimano le proprie idee.
  3. Aiuta gli altri a mantenere la concentrazione. Un meeting raggiunge la massima efficacia nei primi 45 minuti, dopodiché l’attenzione inizia a calare. Ti consigliamo quindi di fissare meeting di massimo 45 minuti e, se stare nei tempi non è fattibile, rendi la riunione “spezzettabile”: prepara una scaletta con i micro-obiettivi. Così, in un appuntamento successivo, potrai riprendere sempre da dove avevi lasciato. Ricorda che queste check-list possono essere condivise con i tuoi colleghi e aggiornate in tempo reale (per esempio, Microsoft To Do e tanti altri software hanno questa opzione). Se invece le tue riunioni riguardano un progetto più grande e devi gestire gli avanzamenti, integra il tutto con uno strumento di project management come Trello o Microsoft Planner, con i quali diventerà subito chiaro quali sono i task delle singole persone, quali sono stati quelli già svolti e quelli che si sono rivelati problematici.
  4. Non è un one man show: l’empatia è importante. Cerca di capire il carattere di tutti i partecipanti e cerca di coinvolgere sempre tutti, anche i colleghi più timidi. A volte, le riunioni si trasformano in performance individuali, in cui una persona condivide una presentazione PowerPoint, senza alcuna interazione. Ma così è facile che, non trovando il modo per esprimere la propria opinione, i colleghi si distraggano. Allora  è importante ricavarsi qualche minuto di serendipità, un momento di conversazione libera a inizio riunione per comprendere l’umore complessivo e aprire un canale informale che metta tutti a proprio agio. Poi allenati a mantenere il contatto visivo, ti permetterà di interpretare micro-segnali che non devono essere trascurati: sguardi corrucciati possono denunciare passaggi poco chiari, sorrisi di approvazione sono un invito a chiedere un parere per aumentare il coinvolgimento. Ecco perché, se hai convocato una riunione virtuale, puoi chiedere con educazione a tutti di accendere le webcam. È un consiglio che ti permetterà, allo stesso tempo, di capire se stai perdendo l’attenzione di chi ti ascolta.
  5. Chiudi sempre in bellezza. È sul finale di una riunione che si gioca la sua buona riuscita. Perché, se non finirà senza aver preso alcuna decisione, quel meeting sarà stato improduttivo. Quindi non lasciare che la riunione finisca all’improvviso, senza aver messo in chiaro i prossimi passi o aver esplicitato le discrepanze rispetto alle aspettative. Scrivi sempre una minuta (basta una mail) per ricapitolare le decisioni prese e quelle ancora da prendere, da condividere con i partecipanti. Compilarla non è un’attività meccanica: dimostra l’attenzione che hai per il tempo dei colleghi. Sii sintetico, ma evidenzia i punti aperti, chiedi a persone specifiche di intervenire nei punti di loro competenza e fissa il momento di allineamento successivo (che, ricorda, può avvenire anche via mail o in chat).

Applichi già questi consigli nella tua vita lavorativa? C’è qualche altro suggerimento che vuoi dare per fare la differenza?

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