Come organizzare al meglio il lavoro da casa

Lo smart working è sempre più diffuso (e desiderato). Ecco i consigli e gli strumenti online per poterne sfruttare al massimo le potenzialità, senza rimanere vittima di distrazioni o dell’isolamento

Lavorare da casa, padroni del tempo e dei propri spazi. È il cosiddetto smart working, che sta cominciando a diffondersi anche come modalità di lavoro . E quando non c’è, è sempre più richiesto: secondo il sondaggio a cui avete partecipato su VoceArancio, lo smart working è per molti il benefit lavorativo più importante. Niente spostamenti verso l’ufficio (si risparmia in media un’ora al giorno), niente interruzioni dovute all’ambiente esterno e – in più – c’è il comfort casalingo per potervi esprimere in libertà. I vantaggi sono tanti, le insidie sono meno evidenti. Perché ufficio e scrivania sono elementi costrittivi, certo, gli open space possono essere rumorosi, innegabile, ma danno quella stabilità su cui si definisce una routine produttiva. Quando svaniscono questi elementi, ci si può distrarre più facilmente, si può perdere il senso del tempo, si possono prendere decisioni sbagliate (perché non si è trovato il giusto modo per confrontarsi) e un collega può aver svolto il vostro stesso lavoro (perché non c’è stata condivisione). Secondo le ultime tendenze, quando cambia il luogo fisico, deve cambiare il modo stesso di lavorare. Le teorie dell’Activity Based Working ci invitano a suddividere ogni attività in quattro categorie: concentrazione, collaborazione, comunicazione e contemplazione. Su VoceArancio vogliamo partire da qui per consigliarvi i migliori strumenti per sfruttare al massimo i benefici del lavoro smart.

Come potenziare la concentrazione. Può sembrare stravagante, ma un buon metodo da visualizzare per suddividere il tempo dello smart working è la lavatrice. Può essere un ciclo di lavaggio reale o immaginario. Ciò che conta è pensare ai passaggi. Caricare la biancheria corrisponde alla scelta delle attività che potete svolgere in circa un’ora, che vanno mappate e spuntate quando sono state svolte. A questo proposito, uno strumento molto utile è Microsoft To Do o, se avete uno smart speaker, potete usare le funzionalità “lista” di Alexa o Google Assistant. Passiamo al lavaggio, che corrisponde al momento in cui portare a termine qualcosa. Involontariamente associamo la casa a un ambiente di relax ed è importante limitare ogni distrazione. Se possibile chiudete il programma di posta e le chat. Software come Calmywriter sono molto utili per concentrarsi sui concetti, lasciando da parte icone e interfacce complicate. A questo punto arriva il momento del risciacquo, dove si capisce se gli indumenti sono stati lavati correttamente. Fuori dalla metafora, si tratta di strumenti che visualizzano come avete impiegato il tempo. Per tracciare cosa vi ha rallentato e cosa vi ha reso efficienti uno strumento da prendere in considerazione è RescueTime disponibile su web, per pc su smartphone.

Come collaborare al meglio, in qualunque luogo. Nessun lavoro si può svolgere da soli e, se siete a casa, la condivisione può diventare problematica. Attendere di tornare in ufficio sarebbe un controsenso e affidarsi alle chat aziendali o a video-call può essere improduttivo. Un buon metodo consiste nell’affidarsi a strumenti di project management come Trello (più semplice) o Asana (più sofisticato). Con questi tool si può tracciare l’avanzamento delle nostre attività, assegnare ad altri parti di progetto o – semplicemente – segnalare il punto dove siete arrivati. Quando invece si tratta di condividere il lavoro, meglio non affidarsi agli allegati via mail (qui abbiamo raccontato come liberarsene), perché anche una sola giornata di lavoro può produrre tante informazioni. I software per mettere in comune informazioni ormai sono molto noti (Google Drive, Dropbox o OneDrive di Microsoft), ma cosa fare con la carta che avrete stampato? Per evitare che venga dimenticata a casa può essere digitalizzata con facilità con strumenti come Google Lens e Office Lens che, in più, riconoscono il testo e lo trasformano i caratteri da copia-incollare. Poi è consigliabile saldare la condivisione con la collaborazione, la terza categoria dell’Activity Based Working.

Comunicare, senza esserne schiavi. Lo smart working è indipendenza, che può essere depotenziata da riunioni telefoniche, allineamenti e altre attività che possono frammentare una giornata lavorativa. Allora, se la vostra “lavatrice” è stata fatta al mattino, meglio riservare i momenti per le video-call al pomeriggio. Ma c’è di più. Strumenti come Slack o Microsoft Teams permettono di organizzare i vostri spazi di comunicazione in stanze tematiche, con luoghi riservati per i documenti. In questo modo, ogni lavoro avrà la sua documentazione, facile da trovare. Altre volte invece è necessario qualcosa di più, come intervenire direttamente sul computer di un collega che – magari – non ha molta dimestichezza con la tecnologia. In questo caso Team Viewer è uno strumento molto comodo per prendere possesso del suo desktop e aiutarlo.

Dalle pause caffè ai momenti di contemplazione. Essere a casa tutto il giorno può essere leggermente alienante e isolarvi dal mondo. Con lo smart working le pause sono importanti più che mai. Ecco perché tra una lavatrice virtuale e un’altra è sempre importante staccare. Se la vostra attività è stata particolarmente impegnativa potete seguire la nostra guida su come rilassarsi con la tecnologia. Altrimenti è consigliabile una sana disconnessione: 5-10 minuti in cui vi concentrerete su qualcosa di completamente diverso. È un tempo prezioso da cogliere ogni circa mezz’ora di attività, per poi riservarsi più pause lunghe da 15-20 minuti durante la giornata. Un buon strumento per organizzare i break quando non c’è un collega a invitarvi in area ristoro è l’estensione Micro Break per Google Chrome, che vi permetterà di organizzare i momenti per riposare gli occhi, le pause pranzo e anche i momenti per fare meditazione (se ne abbiamo necessità).

Avete mai provato lo smart working? Come avete superato i limiti del lavoro da casa?