4 modi per snellire la burocrazia

Sono tante le piccole incombenze che richiedono tempo e risorse: gestire le utenze, pagare tasse e multe, spedire documenti firmati come contratti, fatture e autocertificazioni, inviare e ricevere raccomandate. Per fortuna si moltiplicano le risorse online che permettono di gestire pagamenti e comunicazioni ufficiali con enti e servizi in modo verificato e sicuro. Da Spid all’invio di raccomandate e fax online, passando per le app per la firma digitale, ecco i siti e le app per gestire tutto da casa o in movimento.

1. Raccomandate online e in edicola. Nexive è un servizio che permette di gestire totalmente online raccomandate con valore giuridico. Chi deve inviare una raccomandata può farlo sul web tramite il portale Nexive, monitorando la consegna grazie al Gps e visualizzando la ricevuta di ritorno online. Chi deve riceverla può scaricarla su pc e smartphone per poi ritirarla in uno dei 350 punti sul territorio italiano con giacenza gratuita, se non riesce a essere in casa o in ufficio al momento della consegna. Per le aziende che devono spedire grosse quantità, Nexive offre preventivo gratuito e aiuto nella preparazione e. Con Nexive si possono anche spedire e ricevere lettere e pacchi nelle edicole di tutta Italia grazie al progetto “in zona”. Anche Poste Italiane permette di inviare online raccomandate con valore legale, scaricando l’app gratuita o utilizzando il portale ufficiale, e di monitorarne la spedizione. I prezzi partono da 3,30 per 1 foglio con “tariffa postale”, a cui si aggiungono 2 euro se si inviano documenti per cui è richiesta la marca da bollo.
2. Fax gratis sul web. Anche se le istituzioni si stanno progressivamente dotando di app per gestire le comunicazioni ufficiali, capita ancora di dover spedire un fax. Lo si può fare online su diversi portali che permettono di inviare e ricevere fax utilizzando il proprio account sulla piattaforma o addirittura quello della propria posta elettronica. Oltre alla comodità del servizio, c’è la possibilità di utilizzarlo gratuitamente approfittando del periodo di prova a costo zero solitamente offerto da questi siti. Tra questi segnaliamo eFax, che ha anche un’app e consente l’invio dal proprio account mail; Messagenet, che oltre all’invio da web permette di ottenere un numero di fax virtuale per inviare e ricevere (le ricezioni sono gratuite e illimitate per i primi 90 giorni); Faxap, che offre prova gratuita per 10 giorni; con Faxalo si invia e riceve da email verso numeri fissi italiani gratuitamente; per ultimo MyFax propone 30 giorni di prova gratuita per inviare e gestire fax da 5 account diversi. Per utilizzare i servizi basta registrarsi.
3. Firma digitale senza stampare. È possibile firmare email, documenti, contratti, ecc. apponendo la propria firma digitale, senza dover ricorrere a stampa e scansione. HelloSign è gratuito, si integra con Gmail e con i documenti di Google Drive e protegge tutti i documenti grazie alla certificazione ISO 27001. Registrandosi tramite il proprio account Google sarà possibile inserire con HelloSign la propria firma digitale sicura nelle mail e nei file di Docs e Drive con un solo click. Per creare la propria firma e caricarla, il modo più comodo è apporla con una biro nera su un foglio bianco e fotografarla con lo smartphone per poi caricare la foto sull’app. Right Signature consente di creare la propria firma con il mouse, muovendolo come se fosse una penna, e di aggiungere eventualmente una propria foto, per garantire maggiore autenticità. Right Signature assicura la creazione di una firma legalmente riconosciuta e offre il servizio gratuitamente fino a 5 firme al mese. Altre app, disponibili gratis per Apple e Android, sono SignEasy e DocuSign. La prima offre un periodo di prova free, la seconda è sempre gratis.
4. Niente fila negli uffici. In numerosi uffici pubblici italiani si può dire addio alla fila e fare tutto online. Su Spid.gov si può richiedere il proprio identificavo digitale unico e accedere ai servizi della Pubblica amministrazione che esibiscono il logo “Entra con SPID”. Si possono gestire online pratiche di numerosi servizi, tra cui pratiche per anagrafe, INPS e INAIL, prenotazioni, controllo pagamenti di tasse e tributi, ma anche consultare dati personali e catastali, richiedere servizi, finanziamenti, ecc. L’elenco degli enti che aderiscono è disponibile qui. Per richiedere Spid basta essere maggiorenni e avere un indirizzo e-mail, un numero di cellulare, un documento di identità valido e la tessera sanitaria con il codice fiscale.