6 consigli per gestire l’email in modo professionale

Utilizzare la propria e-mail in modo professionale non significa semplicemente mandare messaggi o allegati a uno o più destinatari. Oltre alle accortezze che permettono di ottimizzare il tempo dedicato alla gestione della posta, si possono sfruttare funzionalità meno conosciute e utili a chi usa le mail per lavoro. Quante volte avete desiderato di annullare l’invio di una mail? Quanti curriculum avete mandato senza sapere se sono stati letti? Per non parlare delle volte che avete inviato l’allegato sbagliato o cancellato una mail importante per errore. A tutto questo c’è una soluzione. A volte si tratta di opzioni nascoste nei principali clienti di posta, a volte basta scaricare un plugin. Scopriamoli Insieme.

Gestire mail, mittenti e avvisi. Uno dei client di posta elettronica più diffusi al mondo è Microsoft Outlook, spesso impiegato nelle aziende. Tra le sue funzioni troviamo le regole automatiche di posta elettronica che possono essere utilizzate per automatizzare alcune funzioni. Tramite il menu Home dell’applicazione, è possibile cliccare sulla voce “Regole” per raggiungere l’opzione “Gestisci regole e avvisi”; cliccando su “Nuova Regola”, potremo utilizzare lo strumento “Creazione guidata Regole” per indicare al programma di spostare determinate mail all’interno di una cartella particolare per raggruppare i messaggi dedicati allo stesso argomento, filtrare messaggi di specifici mittenti, inviare risposte automatiche o riprodurre suoni particolari per ciascun mittente. C’è anche la possibilità di essere avvisati se la nostra mail è stata letta dal destinatario, ma solo se quest’ultimo acconsente a inviarci l’avviso di visualizzazione. Le opzioni sono davvero molte e semplici da applicare e non le offre solo Outlook:  altri client come Mozilla Thunderbird con i suoi “Filtri messaggi” e Apple Mail con le sue “Regole”, consentono diverse configurazioni ingegnose per automatizzare i processi di gestione delle email.

Visualizzare chi ha aperto gli allegati con Gmail. La casella di posta di Google è già corredata di diverse funzioni, in più mette a disposizione estensioni e plug-in molto utili. Tra questi, Digify consente di inviare allegati dinamici, come immagini o documenti, con la possibilità di visionare le statistiche di apertura e impostare la cancellazione, manuale o automatica dell’allegato stesso. Per usare Digify è sufficiente scaricare e installare l’estensione di Google Chrome dal sito ufficiale, facendo comparire il bottone dedicato, visibile durante la composizione dei messaggi di posta su Gmail. Quando allegheremo un file utilizzando l’icona rossa di Digify, potremo scegliere di monitorare l’apertura dell’allegato, sapendo anche se verrà inoltrato a qualcuno, oppure di eliminarlo anche dopo l’invio.

Annullare l’invio di una mail con Gmail. Gmail ha introdotto una funzione chiamata “Annulla Invio” che consente di richiamare le email entro 30 secondi dal loro invio. Gli utilizzatori di Outlook che gestiscono la propria mail aziendale, configurata con server Exchange, possono tentare il richiamo volontario di una mail prima che il destinatario la legga; in questo caso sarà sufficiente aprire la mail inviata, cliccare su “File” e “Rinvio o richiamo messaggio”, seguendo le indicazioni per ultimare la procedura. Il destinatario riceverà una notifica di richiamo con il vostro nominativo.

Recuperare la posta eliminata. Chi ha detto che le email cancellate, anche svuotando il cestino, non possano essere più recuperate? Da diversi anni i possessori di caselle di posta Microsoft possono utilizzare un modulo di Outlook dedicato, chiamato affettuosamente “Cestino Magico”, il quale consente agli utenti di recuperare le mail cancellate dal cestino entro un certo numero di giorni. Questa opzione è utilizzabile sia dalle impostazioni di Outlook che dalla WebMail. Accedendo alla posta dal browser, tramite portale Outlook.com, sarà sufficiente selezionare la cartella posta eliminata con il tasto destro e cliccare su “Recupera elementi eliminati”.

Condividere il controllo di un account di posta. Soprattutto in contesti aziendali, può essere utile condividere una casella di posta, in modo da delegare una o più persone alla sua gestione e utilizzo, anche contemporaneamente. Con le caselle di posta Gmail è possibile farlo, accedendo al menu impostazioni, selezionando “Concedi l’accesso al tuo account” e aggiungendo uno o più delegati all’utilizzo della cassetta postale di riferimento. Anche Microsoft prevede la condivisione della mail aziendale, tramite le opzioni di “Delega accesso” nel menu “Impostazioni Account” di Outlook client.

Trasformare le mail in eventi. Con Gmail è possibile utilizzare una delle tante scorciatoie per risparmiare qualche click e inserire direttamente il testo di una mail, o parte di esso, nel calendario di Google. Per farlo è sufficiente aprire il messaggio ricevuto o inviato, cliccare in alto alla pagina su “Altro” e successivamente “Crea un Evento”. In questo modo il testo sarà immediatamente inserito, con criterio, all’interno del proprio Google Calendar.