Software e metodi per gestire al meglio la propria e-mail

Nel nostro paese, ogni giorno, viaggiano centinaia di milioni di e-mail, prevalentemente legate al mondo del lavoro e alla sfera personale. Tuttavia, l’utilizzo delle e-mail avviene spesso in modalità improvvisata da parte degli utilizzatori, rendendo questo strumento meno produttivo e funzionale di quanto sia realmente. Citiamo alcuni metodi e programmi per utilizzare al meglio la nostra posta elettronica.

Per i meno esigenti la gestione ideale è la webmail. Tutte le caselle di posta, anche quelle aziendali, dispongono di una pagina internet, utile per poter gestire una o più caselle e-mail ovunque ci si trovi. Per concretezza e velocità di utilizzo ci si affida sempre più a questo strumento, anche grazie ai notevoli miglioramenti in ambito d’interfaccia grafica e funzionalità. Con la webmail è possibile operare su ogni dispositivo munito di connessione a internet semplicemente inserendo le credenziali di accesso della propria casella mail. Rispetto ad alternative più complesse e costose, questa soluzione rappresenta un buon punto di partenza: da considerare inoltre i vantaggi in termini di privacy, dal momento che spesso le informazioni non sono intercettabili sulla rete, viaggiando su protocolli sicuri (https) e nessuna e-mail sarà scaricata sul pc. A tal proposito, occorre fare attenzione a non memorizzare password e informazioni personali nel browser soprattutto se il computer utilizzato per consultare la posta non ci appartiene. Esempio pratico di webmail sono Gmail di Google o Outlook.com  di Microsoft.

Programmi specifici per professionisti. Esistono decine di programmi gratuiti installabili sul proprio pc per configurare e gestire la propria e-mail. Una delle soluzioni commerciali più utilizzate al mondo è Microsoft Outlook, software completo per gestire posta, contatti, calendario e attività. Con questo prodotto sarà possibile ordinare le nostre email utilizzando layout personalizzati e creare regole automatizzate in modo che il software svolga per noi alcune operazioni (come ad esempio ottimizzare lo spostamento dei messaggi provenienti da mittenti precisi all’interno di una specifica cartella). Molto gradita soprattutto in ambito aziendale è la possibilità di creare appuntamenti e convocare riunioni, invitando partecipanti e offrendo a essi la possibilità di rispondere, accettando o rifiutando l’invito.

Soluzioni gratuite, ecco qualche consiglio. Tra i software gratuiti per le email citiamo Mozilla Thunderbird, che consente la gestione di account multipli ed è dotato di interfaccia grafica pulita e la soluzione proposta da Apple Mail, programma integrato nel sistema operativo OS X, utile a gestire uno o più account di posta elettronica, inclusi i servizi più diffusi quali iCloud, Microsoft Exchange, Google e altro. A differenza di Outlook, Mail si presenta più povero in termini di funzionalità, a favore di una grafica più semplice e intuitiva.

Su smartphone e tablet servono le app. Per gestire la posta elettronica su dispositivi mobile è necessario configurare delle apposite applicazioni. A causa delle dimensioni ridotte dei display con questi dispositivi risulta impossibile utilizzare il browser per la funzionalità di webmail. Fortunatamente smartphone e tablet integrano già applicazioni utili al nostro scopo. Nei dispositivi Android ad esempio troviamo ben due client di posta elettronica preinstallati, entrambi validi e funzionali, da utilizzare per configurare le nostre caselle di posta: Gmail (utilizzata per configurare tutte le e-mail in nostro possesso, non necessariamente marchiate Google) e E-mail (utile per configurare le caselle aziendali, anche in modalità Exchange, attivando le notifiche push con la ricezione dei messaggi in tempo reale). Su iPhone e iPad si potrà usare Mail, omonima app disponibile per Macintosh, dotata di caratteristiche simili. Naturalmente gli utilizzatori più meticolosi ed esigenti potranno utilizzare applicazioni alternative, disponibili in grande quantità nei rispettivi market e pronte da installare sui dispositivi.