Come dire addio agli allegati via mail

Allegati troppo grandi per essere inviati via mail. Drive usb che diventano illeggibili. Link Wetransfer che scadono e rendono irrecuperabili i file. E poi messaggi di posta spediti a sé stessi per passare informazioni da un dispositivo all’altro. Nell’era dei social network, scambiarsi informazioni può generare tanto disordine. Che può essere evitato se si ha ben chiaro cosa condividere e perché.

Prima di iniziare con gli strumenti, quando si diffondono dati, è sempre utile darsi degli obiettivi. Perché l’informazione:

• Deve essere facile da trovare, anche in futuro.
• Deve essere utilizzabile (e modificabile) solo dalle persone che abbiamo scelto.
• Deve essere cancellabile quando non sarà più necessaria.
• Non deve generare discussioni infinite.

Per quest’ultima ragione, abbiamo scelto di mettere da parte i gruppi WhatsApp. Ecco allora cosa usare in base alle vostre esigenze.

Se volete condividere documenti definitivi. La soluzione naturale è ricorrere alle email, ma in questo caso perderete il controllo dei file e vi vedrete costretti a ricaricarli se il vostro destinatario dovesse perderli. Ricorrere a uno spazio in cloud è la strada migliore. Perché permette di condividerli solo con le persone corrette e, inoltre, di aggiungere una password di protezione. Dropbox e Google Drive sono le soluzioni più famose ma, nell’ultimo anno, OneDrive di Microsoft è migliorato in modo significativo ed è integrato molto bene le applicazioni Office (anche nella versione online). Quindi, se si tratta di file di testo, Excel o presentazioni, può essere un’ottima scelta.

E se i file sono un “work in progress”? Quando non si ha a che fare con documenti chiusi, ma bisogna lavorarci insieme, anziché rimbalzarsi file, perdendosi revisioni e contributi interessanti, è importante usare uno strumento di collaborazione. Dal 2014, il re è Slack, un software multipiattaforma (funziona via web e tramite app) con il quale scambiarsi informazioni via chat (suddivise in stanze), con uno spazio per la condivisione di file e moltissime integrazioni. In alternativa ci sono i celebri Google Documents. Da usare con un’accortezza: tenete d’occhio la “cronologia versioni” dal menu file, per poter visualizzare tutte le modifiche. Ed evitare, così, che un collega o un amico indisciplinati cancellino parte del lavoro.

Quando c’è da pianificare invece? C’è uno strumento molto più interessante dei fogli di calcolo condivisi. È Airtable: permette di creare aree di lavoro con cui archiviare informazioni, cambiare visuali, assegnare etichette e attivare strumenti di raccolta dati (come i form). È così, qualunque banale documento, diventa un database organizzato. Airtable ha un’interfaccia gradevole e, per i fanatici dell’organizzazione, ha anche tool evoluti, come checklist, Gantt e tavole Kanban (abbiamo raccontato cosa sono qui su Vocearancio).

Se invece dovete solo raccogliere dati? Quando la tipologia di informazioni è circoscritta allora meglio non perdersi nei documenti condivisi o negli assillanti gruppi WhatsApp. Meglio prendere l’iniziativa e creare una survey. Per esempio, per stabilire chi porterà da bere e chi un dolce fatto in casa per una scampagnata, si possono creare pochi campi da riempire. Gli strumenti più celebri sono lo spartano Doodle (per organizzare appuntamenti) o Google Form. Ma, se volete, aggiungere un tocco di creatività, Typeform farà al vostro caso.

A volte basta scambiarsi solo qualcosa da un dispositivo all’altro. In questo caso, bisogna ridurre al minimo le complicazioni. Pushbullet è un’estensione per il browser e, insieme, un’app. È un’ottima soluzione per inviare al volo foto e documenti. Basta scegliere il file e, con un tocco, viene condiviso. E, inoltre, vi farà scambiare brevi messaggi.

Conoscevate questi strumenti? Quale software usate più spesso per scambiarvi file e informazioni?