Oltre Skype: come organizzare i tuoi meeting di lavoro

Puoi organizzare una riunione in spazi virtuali, gestirla tramite chatbot e pianificare in anticipo lo scambio di documenti importanti. Ecco come tecnologia e strumenti ti aiutano a essere più produttivo

I meeting di lavoro possono diventare stressanti, soprattutto se devi sprecare tempo a risolvere problemi tecnici di connessione o di condivisione di documenti. Su VoceArancio, abbiamo raccolto alcune tecnologie che possono aiutarti a liberare tempo e spazio nelle riunioni, per aumentarne l’utilità e dedicarvi subito a scambiare idee in modo efficiente.

Con Calendly trovi al volo il momento perfetto. Che sia un meeting dal vivo o in remoto, a volte è difficile “incrociare le agende” e trovare un momento giusto per tutti. Nel peggiore dei casi ci si scambia moltissime email prima di trovare un accordo. Se hai vissuto almeno una volta questa situazione, puoi provare Calendly una piattaforma web (quindi non c’è nulla da installare) che leggerà il tuo calendario e lo confronterà con le disponibilità degli altri. Quando dovrai convocare una riunione verrà generato un link, tutto il resto verrà gestito in automatico. Calendly lavora molto bene con fusi orari differenti, si occupa di non far accavallare più riunioni (lasciandoti anche un po’ di tempo tra un meeting e l’altro).

Chanty, un “aiuto artificiale” per trovare le informazioni. Un’altra esigenza importante è avere a portata di mano documenti, scelte prese in riunioni precedenti e opinioni altrui. Per questo tipo di attività ci sono tre strade: essere super organizzati con i tuoi appunti, avere un’assistente personale che fa il lavoro per te oppure – e questa è la novità – avere a disposizione un bot: un software controllato da un’intelligenza artificiale che trova le risposte giuste per te. Negli ultimi anni questi programmi sono diventati più facili da gestire e oggi sono integrati in diverse suite per la collaborazione online. Tra queste consigliamo Chanty, in grado di gestire meeting, videoconferenze e tutto il flusso di informazione utile quando si lavora a distanza, sia da computer che da smartphone.

Integra il caos degli strumenti digitali con Zapier. A volte non sono gli strumenti a mancare, ma si ha difficoltà a gestirne troppi. Calendari Outlook su cui hai fissato gli appuntamenti, convocazioni inviate con il già citato Calendly e to-do list ben dettagliate, ma ospitate su Google Keep o, ancora, appunti presi su Evernote da copia-incollare ai partecipanti. Per fortuna non devi necessariamente cambiare i tuoi tool preferiti: è sufficiente usare un software di workflow automation come Zapier, che si occuperà di trasferire le informazioni da una piattaforma all’altra.

Per conversare subito, senza download né registrazioni. Spesso, prima di iniziare una conference call, si perde troppo tempo tra procedure di registrazione, software da scaricare e link confusionari da condividere per accedere a un nuovo servizio. In questi casi la completezza degli strumenti passa in secondo piano rispetto alla semplicità. Negli ultimi anni, grazie a una tecnologia chiamata Simple WebRTC è diventato molto semplice gestire videoconferenze tramite il tuo browser (anche da smartphone). Talky, invece, è una piattaforma che sfrutta questa possibilità: per iniziare basta inserire il nome della tua “stanza riunioni virtuale” e condividere il link con i partecipanti. Tutto qui.

Per stupire con gli effetti speciali: la realtà virtuale al servizio dei meeting. Concludiamo con qualcosa di completamente diverso. Oggi è possibile organizzare riunioni e perfino party con il VR. Non è la soluzione più pratica ma, se volete stupire AltspaceVR di certo non ti lascerà indifferente. Si può usare questa social platform con o senza casco per la realtà virtuale.

E tu? Quali sono le tue alternative alle videoconferenze su Skype?