Quattro metodi per essere produttivi sul lavoro

Mantenere focus e concentrazione e assegnare le giuste priorità a volte vi sembra impossibile? Forse state solo sbagliando metodo! Dal kanban alla scatola di Eisenhower, provate i nostri consigli

Qualunque sia il vostro lavoro, mantenere un alto livello di produttività e concentrazione in mezzo agli stimoli e alle distrazioni continue in cui ci troviamo immersi è  uno dei compiti più difficili da affrontare nelle vostre giornate. I sovraccarichi di lavoro, la stanchezza, il groviglio di problemi personali e lavorativi e soprattutto la giungla di notifiche che ci assediano sono alcune tra le cause di questa incapacità collettiva a fare le cose in tempo. A volte, però, trovare e mantenere il focus dipende da una corretta gestione delle priorità. Se in questo momento non ci riuscite , probabilmente è perché continuate a ripetere gli stessi errori.
«Trust the process», si dice nei momenti di difficoltà, cioè: fidatevi del processo. Ma il punto è esattamente questo: trovare un processo del quale fidarsi. Ecco  quattro metodi da sperimentare

La scatola di Eisenhower. Dwight Eisenhower, «Ike», fu un leggendario generale dell’esercito americano e, dal 1953 al 1961, presidente degli Stati Uniti d’America. Tra le sue eredità ci sono la NASA, il progetto DARPA (l’embrione di Internet), la rete di autostrade americane. Tra le sue eredità minori, ma utile per il nostro discorso, c’è lo schema di gestione del tempo che aveva usato durante la sua carriera e che anche ancora oggi chiamiamo «Scatola di Eisenhower». Si tratta di un’idea semplice ma utile soprattutto per chi ha compiti di leadership Rispetto a qualsiasi richiesta, Ike si faceva due domande che gli servivano a smistare in modo rapido le priorità. È importante? E poi: è urgente? Se la questione è sia urgente che importante: va risolta subito. Se è importante, ma non urgente, la si affronta in un secondo momento, con più tempo e dati a disposizione. Se è urgente, ma non importante, va delegata. Se non è né urgente, né importante, si può lasciar perdere. Semplice ed efficace.

I cinque passi dell’armonia visiva. Ci sono persone che hanno bisogno di un approccio più visivo e meno mentale alle questioni. In questo caso un metodo utile arriva dal Giappone ed è basato sulla ricerca dell’armonia nella postazione di lavoro. Si chiama metodo delle cinque S, applicarlo può darvi la sensazione di nuovo inizio. Il primo passo, la prima delle cinque S, è Seiri, scegliere. Cosa tenere, cosa dare via, cosa ha titolo di essere nel vostro campo visivo e cosa vi impedisce di concentrarvi. Una ricerca dell’essenziale che vale anche per gli schermi ovviamente: troppe icone, troppe app, troppi file vi portano lontano dai vostri obiettivi. Poi viene Seiton, mettere in ordine ciò che abbiamo lasciato nel nostro campo visivo. L’ordine può essere scelto da voi, l’importante è che ci sia una logica. Seiso, il terzo passaggio, in inglese si dice «shine», in italiano può essere pulizia, far brillare la scrivania. Anche il gesto di pulire il luogo nel quale lavorate, infatti, può liberare e sbloccare la mente. Poi viene Seiketsu, la standardizzazione, trasformare i passaggi in un processo del quale fidarsi, da poter attuare ogni volta che ne avete bisogno. Infine, Shitsuke, il fiocco sulla struttura: potremmo tradurre come sostenibilità, far sì che il metodo ripetibile e armonico che avete creato sia rispettoso di voi e degli altri, che sia al vostro servizio.

Kanban, la bacheca del tempo presente. Dal Giappone arriva un altro metodo interessante, in questo caso partiamo dai processi produttivi della Toyota, ma il sistema è così semplice e universale da poter essere applicato anche altrove, secondo gli stessi principi della produzione «just-in-time», ovvero fare esattamente quello che serve in quel momento, né più né meno. Il Kanban non è altro che una tabella, sulla quale segnale flussi lungo tre colonne: cose da fare, in progress, attività svolte. Ogni colonna ha diverse sotto-opzioni per gestire il transito tra le colonne (bisogna chiedere aiuto? È il momento di delegare? Si può rinviare?). Tra le regole fondamentali c’è che nella colonna in progress, la più importante, quella del presente, non ci siano mai più di tre attività contemporaneamente, per non ingolfare la concentrazione e rallentare la produttività. Quando si arriva a tre compiti nella colonna centrale, bisogna completarne almeno uno prima di passare ad altro. In questo modo il fiume scorrerà senza fermarsi.

Il metodo degli orizzonti lunghi. Se cercate qualcosa con una prospettiva più ampia, infine, provate a prendere carta e penna e applicare le basi di un metodo che in questo caso arriva dall’America, Getting Things Done (Tradotto in italiano come: detto, fatto), creato da David Allen nel 2001. Secondo Allen, tutte le cose che pensate di fare nella vita possono essere divise tra queste sei aree: azioni attuali, progetti attuali, aree di responsabilità, obiettivi da uno a due anni, obiettivi da tre a cinque anni, obiettivi di vita. Il metodo di Allen ha il vantaggio di permettervi coprire una scala che va dal molto vicino («Se si può fare in meno di due minuti, fatelo immediatamente») al molto lontano, con gli obiettivi di lungo termine, che secondo Allen vanno sempre sminuzzati in micro compiti da effettuare nel breve. Altri due dettagli su questa filosofia che potrebbero tornarvi utili: non categorizzate per tipologie o per progetti, ma per luoghi dove le azioni vanno svolte (a casa, in ufficio, alle Poste). E non fate distinzione tra vita privata e vita lavorativa: è sempre lo stesso tempo, è sempre lo stesso flusso.

E voi come organizzate il vostro lavoro? Quale tra queste metodologie vi sembra la più interessante? Le avete già provate? Raccontatecelo nei commenti.