Le conference call sono solo il primo passo, ma quando si tratta di collaborare usando la tecnologia serve altro. Da Loomio a Spark ecco gli strumenti per promuovere buone pratiche, prendere decisioni e gestire al meglio il tuo work-life balance
Il 2020 ti sta insegnando a lavorare in maniera diversa. Hai imparato in fretta a scambiarti idee e a gestire le tue attività in remoto. Ma non basta. Oggi ci troviamo in una condizione paradossale, che la prestigiosa MIT Sloan Management Review chiama di “esperti novizi”: abbiamo acquisito le competenze tecniche per far funzionare lo smart working, senza aver maturato l’esperienza necessaria che ci fa evitare gli errori e trovare rimedi efficaci. È vero, le nuove modalità di lavoro ti rendono spesso più produttivo e più concentrato, ma in questo articolo vogliamo affrontare un’altra sfida: presentarti strumenti per unire efficienza e qualità (sia del lavoro, sia della vita).
Loomio, per prendere decisioni anche senza conference call. Passi gran parte del tuo tempo in riunioni virtuali, sottraendo risorse al lavoro vero e proprio? Nel peggiore dei casi, avrai dovuto recuperare il da farsi durante il tempo libero. Loomio serve a evitare proprio questo. È uno dei migliori software per sottoporre idee, proposte, documenti da valutare, che poi possono essere discussi, commentati e votati. È uno strumento molto utile per stimolare la ricezione di feedback, che possono essere pubblicati in qualunque momento, lasciando il tempo necessario alle riflessioni. Dopo una prova gratuita per testarne le funzionalità, i costi partono da 1 dollaro al mese, per il piano base.
Status Hero, per raccontare “a che punto sei con il lavoro” senza interromperti. Soprattutto se devi gestire più persone, ti sarà capitato di chiamare riunioni di allineamento, di chiedere ai colleghi aggiornamenti sui loro task e, in generale, di trascorrere molto tempo a distribuire i carichi di lavoro. Status Hero interviene per semplificarti la vita: si collega ai più comuni strumenti di project management (da Asana a Jira), si integra con i calendari personali e crea un “centro di controllo” che ti mostrerà cosa stanno facendo i tuoi collaboratori, se sono liberi o sono bloccati. Tutto in una schermata. I prezzi per utilizzare Status Hero partono da tre dollari al mese.
Toggl, oltre la qualità del lavoro, per gestire la qualità della vita. Oggi ci sono tantissimi strumenti di project management, per organizzare attività e scadenze. Forse però Toogl è uno dei più adatti alla contemporaneità. Non è pensato solo per la produttività, ma per aiutarti a prenderti delle pause. Quando hai dedicato troppo tempo a un task, informerà i membri del tuo team del tuo “tempo protetto”. Toggl è interessante anche perché ti darà suggerimenti per migliorarti. I suoi report ti aiuteranno a scoprire cosa assorbe il tuo tempo e a pianificare in modo migliore la tua agenda. Questo software è gratuito se lo utilizzano fino a cinque persone.
Every Time Zone, per trovare l’equilibrio giusto con i team internazionali. I fusi orari possono diventare problematici quando lo smart working fa saltare i confini tradizionali casa-ufficio. Allora Every Time Zone è un sito molto semplice, che ti permetterà di comprendere in un colpo d’occhio gli orari lavorativi e quelli di riposo, in diverse zone del mondo. I grafici a barre ti aiuteranno a identificare, con un colore più chiaro, quali sono i momenti della giornata che “possono mettere d’accordo tutti”.
Notion, per organizzare il sapere in maniera ordinata e divertente. Lo smart working ha fatto tramontare le copie stampate dei documenti. L’effetto collaterale: si moltiplicano email usate per allineare i colleghi e documenti Word per prendere appunti. È a questo punto che viene in soccorso Notion: un software che, con icone e tag, ti permette di creare “wiki”, pianificare attività, gestire progetti con tavole Kanban (qui ti abbiamo raccontato cosa sono) e salvare le tue note. L’interfaccia è molto pulita e semplice da usare. Puoi scaricare Notion su Pc, Mac o su smartphone. In più la versione per uso persone è gratuita.
Visme, per aiutarti a esprimere concetti in maniera accattivante. Condividere un’idea con un muro di testo piazzato su una slide può distrarre. Che tu sia in presenza o da remoto, le persone smetteranno di ascoltarti per leggere. Allora strumenti come Visme possono aiutarti a raccontare qualunque cosa con grafiche e mappe e contenuti interattivi, anche se se non sei un designer. Te lo segnaliamo perché è uno dei migliori tool utilizzabili anche senza investire denaro.
Spark, per trasformare le mail in uno strumento collaborativo. La posta elettronica è lo strumento individuale per eccellenza. Il mittente è uno solo e, quando ci sono refusi o informazioni sbagliate, la responsabilità ricade sempre su chi ha cliccato sul pulsante “invia”. Spark supera questo dogma dell’email: permette di condividere bozze tra colleghi e di effettuare annotazioni, di pianificare gli invii e posticiparli. Inoltre potrai condividere la casella con la funzione “delega mail” e garantire copertura su un’attività anche quando sei in pausa o in ferie. Anche in questo caso il piano base è gratuito.
E tu? Quali strumenti innovativi utilizzi per lavorare al meglio, preservando qualità della vita e risultati?
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