Dieci consigli per far funzionare lo smart working

Da un giorno all’altro molti di noi si sono ritrovati a lavorare da casa per la prima volta: ecco i nostri suggerimenti per abituarsi in fretta e vivere al meglio questa modalità di lavoro alternativa

Dopo anni di tentennamenti ed esperimenti,  da un giorno all’altro quasi tutta l’Italia si è ritrovata necessariamente a lavorare in smart working. I decreti governativi per arginare l’emergenza Covid 19 hanno invitato le aziende a implementare il telelavoro, allo scopo di ridurre i rischi di contagio e tenere il maggior numero di persone dentro le proprie abitazioni. Imparare a lavorare da casa in modo sano, produttivo ed efficiente può essere difficile oer chi è abitato ad anni, magari decenni, a una routine da studio o ufficio.
La buona notizia è che, con qualche regola, lo smart working funziona: Illumia, azienda pioniera nel lavoro agile in Italia, ha diffuso i dati sui suoi progetti pilota, rivelando che nell’85% dei casi la produttività aumenta e che nel 92% migliora la performance lavorativa generale. Noi abbiamo stilato  dieci consigli pratici, che mettiamo in pratica anche in ING, per lavorare meglio nelle vostre prime settimane di smart working.

1. Più call, meno email. Uno dei principali problemi del lavoro da casa è la sensazione di isolamento, di ritrovarsi all’improvviso in una bolla, senza una squadra intorno che rema nella stessa direzione. Il team ovviamente è sempre lì, ma cambia la percezione. Per questo motivo, è una buona idea privilegiare le chiamate rispetto alle e-mail. Vi daranno un senso di realtà e vi faranno sentire più coinvolti.

2. Skype & co, alleati preziosi. Ci sono tanti strumenti digitali che facilitano lo smart working: Skype ad esempio ha fatto passi da gigante per adattarsi alle necessità lavorative  eSkype for Business può essere installato anche sullo smartphone per fare chiamate aziendali, accedendo direttamente con le credenziali del lavoro. Sul portale Solidarietà digitale dell’Agenzia per l’Italia Digitale ci sono diverse piattaforme utili per le aziende e i lavoratori in smart working, tutte offerte gratuitamente come vi spieghiamo qui.

3. Voi, il pc e… un break. Molti di voi, in queste giornate di smart working si sentiranno sommersi dal lavoro. È un’esperienza comune: le giornate tendono a volare quando si lavora da casa. Ricordatevi quindi di fare delle pause e conservare dei piccoli rituali, come spezzare le giornate con delle pause caffè o merenda e per fare due passi all’interno della casa. Non saltate il pranzo e non mangiate mai alla postazione di lavoro. Attenti anche ai ritmi degli altri: prima di chiamare qualcuno, accertatevi che ora è e che non sia, a sua volta, in pausa.

4. Fiducia, collaborazione e responsabilità. Nel lavoro a distanza non ci sorveglia, non ci si controlla, il grado di autonomia dei lavoratori è sicuramente maggiore, anche con VPN o timbratura digitale. Per far funzionare l’esperimento servono fiducia da parte dei manager (inutile – anzi, controproducente – fare controlli continui sui membri della squadra) e senso di responsabilità da parte di tutti nel rispettare consegne  scadenze

5. Parola d’ordine: efficacia. Lavorare in modo più efficace è nell’interesse di tutti i lavoratori: lo strumento migliore per riuscirci è una comunicazione trasparente e continua, soprattutto a distanza. Definite dei momenti di allineamento quotidiano con i vostri responsabili per stabilire insieme le priorità e organizzare al meglio il lavoro.

6. Casa dolce casa… ma occhio al caos. Uno degli aspetti più difficili della missione smart working, soprattutto se ci si ritrova a farlo all’improvviso, è gestire lo spazio. Ogni casa ha le sue possibilità e non tutti hanno una stanza da adibire a studio: la vostra priorità è crearvi un angolo di silenzio, tranquillità e privacy, che sia facile da tenere pulito e in ordine. Cercate di separarlo dagli ambienti di vita e riposo (evitare quindi stanza da letto e cucina), per aiutarvi a concentrarvi e a separare anche fisicamente il lavoro dalla vita privata.

7. Salute e sicurezza prima di tutto. Lavorare in un appartamento è diverso dal viverci: non sottovalutate le norme di sicurezza. A tal proposito Inail ha diffuso un aggiornamento su come si devono regolare datori di lavoro e dipendenti su questa materia nel corso dell’emergenza, con diversi accorgimenti e consigli utili. Consultateli.

9. Insieme è meglio, anche a distanza. In questo clima di giusta rincorsa alla serietà e all’efficacia, è anche importante non perdere buon umore e lo spirito di condivisione, anche a distanza. Conservare empatia e spirito di squadra è fondamentale: a volte anche una risata aiuta ad andare avanti nella giornata.

9. Lavorate per obiettivi. Chi si trova in smart working da un giorno all’altro potrebbe avere la sensazione di aver perso la propria struttura lavorativa, organizzativa e mentale. Il modo migliore per recuperarla è crearsi un piano delle attività con obiettivi precisi e misurabili, da condividere con il proprio responsabile su base settimanale.

10. Squilla il telefono? Rispondete! Uno dei grandi temi dello smart working è la reperibilità. Fate attenzione al telefono, alle chat, alle call e provate a essere tempestivi nei tempi di reazione, per lavoro ma anche per mentenere il contatto umano con i colleghi, anche a distanza.

Come sta andando la vostra esperienza di smart working? Raccontatecelo nei commenti.

Per poter visualizzare i commenti devi accettare i cookie facoltativi, clicca qui per cambiare le tue impostazioni sui cookie.