Dieci consigli per far funzionare lo smart working

Anche tu sei tra i tanti italiani che durante il lockdown anti Covid-19 di questa primavera ha sperimentato per la prima volta il lavoro da remoto e ora sta continuando a lavorare (anche) in modalità smart?
Ebbene sì, dopo anni di tentennamenti e dubbi, la pandemia ha dato un’accelerata alla diffusione dello smart working, dimostrandone l’efficacia. Oggi molte aziende hanno scelto di mantenere la possibilità dello smart working per i propri dipendenti, con diversi modelli.

ING Italia, per esempio, è la prima banca in Italia ad adottare uno smart working a super-flessibilità.  I dipendenti avranno la massima libertà di scelta su come gestire il proprio lavoro tra casa e ufficio in base alle esigenze personali e professionali. Tra gli elementi chiave dello smart working ING ci sarà il diritto alla disconnessione in determinate fasce orarie per garantire l’equilibrio con la vita privata, un contributo economico per lo shopping di strumenti adeguati allo smart working e momenti chiave di socialità, virtuali o di persona, per coltivare le relazioni tra colleghi, alimentare lo scambio di idee e mantenere viva la cultura aziendale “orange”.

Anche lo smart working, come tutte le novità, va rodato e ottimizzato: per questo ti diamo dieci consigli che ci hanno aiutato e aiuteranno anche te a organizzare meglio il lavoro da casa!

1. Più call, meno email. Uno dei principali problemi del lavoro da casa è la sensazione di isolamento, di ritrovarsi all’improvviso in una bolla, senza una squadra intorno che rema nella stessa direzione. Il team ovviamente è sempre lì, ma cambia la percezione. Per questo motivo, è una buona idea privilegiare le chiamate rispetto alle e-mail. Ti daranno un senso di realtà e ti faranno sentire più coinvolto.
2. Skype & co, alleati preziosi. Ci sono tanti strumenti digitali che facilitano lo smart working: Skype ad esempio ha fatto passi da gigante per adattarsi alle necessità lavorative, come ad esempio, introducendo Skype for Business che può essere installato anche sullo smartphone per fare chiamate aziendali, accedendo direttamente con le credenziali del lavoro. Zoom, Google Meet o Bluejeans sono valide alternative.
3. Tu, il pc e… un break. In questa situazione, spesso si avverte la sensazione di essere sommersi dal lavoro. È un’esperienza comune: le giornate tendono a volare quando si lavora da casa. Ricordati quindi di fare delle pause e conservare dei piccoli rituali, come spezzare le giornate con delle pause caffè o merenda e per fare due passi all’interno della casa. Non saltare il pranzo e non mangiare mai alla postazione di lavoro. Attento anche ai ritmi degli altri: prima di chiamare qualcuno, accertati che ora è e che non sia, a sua volta, in pausa.
4. Fiducia, collaborazione e responsabilità. Nel lavoro a distanza non ci sorveglia, non ci si controlla, il grado di autonomia dei lavoratori è sicuramente maggiore, anche con VPN o timbratura digitale. Per far funzionare il sistema servono fiducia da parte dei manager (inutile – anzi, controproducente – fare controlli continui sui membri della squadra) e senso di responsabilità da parte di tutti nel rispettare consegne e scadenze.
5. Parola d’ordine: efficacia. Lavorare in modo più efficace è nell’interesse di tutti i lavoratori: lo strumento migliore per riuscirci è una comunicazione trasparente e continua, soprattutto a distanza. Definisci dei momenti di allineamento quotidiano con i tuoi responsabili per stabilire insieme le priorità e organizzare al meglio il lavoro.
6. Casa dolce casa… ma occhio al caos. Uno degli aspetti più difficili della missione smart working è gestire lo spazio. Ogni casa ha le sue possibilità e non tutti hanno una stanza da adibire a studio: la tua priorità è crearti un angolo di silenzio, tranquillità e privacy, che sia facile da tenere pulito e in ordine. Cerca di separarlo dagli ambienti di vita e riposo (evita quindi stanza da letto e cucina), per aiutarti a concentrarti e a separare anche fisicamente il lavoro dalla vita privata.
7. Salute e sicurezza prima di tutto. Lavorare in un appartamento è diverso dal viverci: non sottovalutare le norme di sicurezza. Se lavori per un’azienda, riceverai sicuramente delle indicazioni da seguire in merito.
8. Insieme è meglio, anche a distanza. In questo clima di giusta rincorsa alla serietà e all’efficacia, è anche importante non perdere buon umore e lo spirito di condivisione, anche a distanza. Conservare empatia e spirito di squadra è fondamentale: a volte anche una risata aiuta ad andare avanti nella giornata.
9. Lavora per obiettivi. Chi si trova in smart working potrebbe avere la sensazione di aver perso la propria struttura lavorativa, organizzativa e mentale. Il modo migliore per recuperarla è crearsi un piano delle attività con obiettivi precisi e misurabili, da condividere con il proprio responsabile su base settimanale.
10. Squilla il telefono? Rispondi! Uno dei grandi temi dello smart working è la reperibilità. Fai attenzione al telefono, alle chat, alle call e prova a essere tempestivo nei tempi di reazione, per lavoro ma anche per mentenere il contatto umano con i colleghi, anche a distanza.

Che modalità di lavoro stai vivendo in questo momento? Raccontacelo nei commenti.