Potere alle idee: come fare un brainstorming digitale

Gran parte degli italiani sta sperimentando lo smart working massivo per la prima volta e gli effetti iniziano a essere evidenti solo dopo una fase di rodaggio. Ci sono poche obiezioni sul fatto che siamo tutti più produttivi ma – a volte – siamo anche meno creativi, come racconta un articolo apparso su Il Post. In parte perché siamo portati a usare gli strumenti digitali solo per portare a termine le attività quotidiane e meno per scambiare idee in libertà o per un confronto aperto. Per darti qualche suggerimento su come affrontare i momenti di creativi anche a distanza, in questo articolo proveremo a immaginare le fasi e gli strumenti utili per gestire il re dei processi di idea generation: il brainstorming.

Inizia con un momento di riscaldamento individuale

Un buon modo per avviare una sessione creativa digitale è prendersi del tempo per buttare giù idee in libertà. In questa fase non è necessario essere collegati nella stessa riunione, né ricorrere a strumenti complessi. Semplifica al massimo. È sufficiente organizzare una staffetta virtuale. Ciò che serve è un Google Doc o un file di Word Online condivisi. L’ideale è dare ai tuoi colleghi un intervallo di tempo limitato (5-10 minuti) e lasciare che i partecipanti al brainstorming buttino giù 3 idee creative, d’istinto. Poi una persona, che avrà il ruolo di facilitatore, confronterà tutti i pensieri emersi durante un meeting (qui puoi trovare una guida per rendere questi momenti più piacevoli e produttivi).

Bilancia il tempo in presenza con gli spazi in chat

Superata la prima fase dovrebbe essersi innescato un flusso creativo. Ma fai attenzione: sul nascere, tutte le idee sono fragili, perché sono intuizioni più che pensieri strutturati e basta poco per spegnerne le potenzialità. Due persone che parlano contemporaneamente o una obiezione di buon senso, espressa al momento sbagliato, possono interrompere l’alchimia. E allora ti suggeriamo quattro approcci:

• Suggerisci, con gentilezza, di spegnere il microfono ai partecipanti. Sarà il facilitatore a passare la parola, a turno.
• Dai una semplice regola: dopo aver commentato la propria idea, tutti i partecipanti dovranno esprimersi in modo positivo sui pensieri altrui, iniziando le proprie frasi con “ecco cosa aggiungerei”.
• Se tra i partecipanti ci sono figure particolarmente carismatiche insieme a colleghi particolarmente timidi, può essere utile rinunciare alla voce e continuare a usare il testo scritto: magari in chat o proseguendo sul documento condiviso. In questo modo tutti sentiranno di avere la stessa libertà.
• Non limitarti a fissare meeting. Comunica ai tuoi colleghi il canale di comunicazione (una chat, un flusso di email, un documento condiviso) rimarranno a disposizione per un intervallo sufficientemente lungo, per esempio una settimana.

Prenditi delle responsabilità: sii la persona che mette ordine tra idee

Quando un brainstorming funziona, si generano tante idee: possono essere contraddittorie, incomplete, esposte in modo sgrammaticato. Ed è giusto che sia così. Ma ci vuole ordine per passare alla fase successiva: il consolidamento e la crescita. Se sei il promotore di questa iniziativa, sta a te organizzare i primi output. Si tratta di un’altra fase cruciale, perché c’è il rischio di fraintendere il pensiero dei colleghi o di dare più spazio ad alcune idee a dispetto di altre. Per superare questo ostacolo ti suggeriamo di non parlare a braccio né di affidarti a documento di testo. Piuttosto crea una mappa mentale che puoi commentare e modificare insieme ai partecipanti. È un ottimo modo per iniziare a convogliare pensieri sparsi in una sequenza strutturata. E a tracciare chiaramente quali sono le alternative percorribili. A seconda dell’obiettivo del brainstorming, esistono diversi strumenti:

• Clickup – uno dei migliori software gratuiti per organizzare mappe di flusso, suddividere un progetto in più fasi o suddividere task.
• Miro – te ne abbiamo già parlato in questo articolo, dedicato a come presentare al meglio un’idea. Si tratta di uno degli strumenti più completi e versatili per la collaborazione visiva. Oltre alla creazione di mappe mentali, ha una serie infinita di strumenti, che ti permetteranno di lavorare anche a siti web o app.
• IdeaBoardz – Miro è troppo ricco di funzionalità per il tuo scopo, ti consigliamo questo semplice strumento online che, in più, ha template per lo scambio di idee come la Starfish retrospective o la tecnica dei 6 cappelli.

Raggiungi la sintesi del brainstorming digitale in maniera creativa

Dopo aver creato e condiviso la mappa mentale, il compito del brainstorming può dirsi concluso. Non resta che preparare l’output finale, che avvierà una nuova fase. A seconda del tuo lavoro, potrà essere di scrittura, di sviluppo o di produzione. Per evitare un lungo file di testo o le classiche slide, puoi realizzare una mini graphic novel o uno storyboard che presentitno al tuo capo le idee emerse dal lavoro del team. Se non hai dimestichezza con le illustrazioni esistono due semplici strumenti che ti permetteranno di raggiungere l’obiettivo: StoryboardThat, per il visual stortytelling o Pixton, per creare semplici fumetti (con un’intera libreria dedicata a scenari business).

E tu? Hai sperimentato nuovi modi per attivare la creatività durante lo smart working? Condividile nei commenti!