Lavoro, organizza meglio il tuo tempo in 4 step

Il tempo è la vera risorsa scarsa della nostra epoca. Con il diffondersi dello smart working la questione è diventata ancora più evidente. Un’inchiesta del Sole 24 Ore spiega come il tempo sia sempre troppo poco per svolgere tutti i task: da casa si lavora di più e – a volte – in maniera meno innovativa, come sostiene un articolo sull’edizione italiana di Forbes. E se non possiamo allungare la durata delle ore, possiamo affrontare il tempo in maniera attiva, senza subirlo. Questo approccio si chiama Time Hacker Method e ti spieghiamo come applicarlo, anche grazie ad alcuni strumenti tecnologici.

Quattro fasi per usare il tempo a tuo vantaggio. Il Time Hacker Method non si basa su una pianificazione estrema delle attività, piuttosto sull’isolare momenti nei quali puoi garantirti la massima attenzione, senza distrazioni, meeting o interruzioni. Ecco come funziona.

1. Scegli quante ore vuoi dedicare alla tua produttività. Si parte da una scelta: nella tua giornata lavorativa, quantifica il tempo da dedicare ai tuoi obiettivi. Chiamiamole pure “ore nette”. È quel tempo libero da task come rispondere alle email o partecipare a riunioni di allineamento. È un tempo in cui darai il massimo ed è utile collocarlo nella parte della giornata in cui ti senti più fresco. A seconda del tuo stile di lavoro, può essere al mattino o nel pomeriggio. Fai in modo che questo intervallo di tempo sia ricorrente, in modo da trasformarlo in un’abitudine. Usa il calendario per bloccare il tuo tempo ed evitare che i colleghi prenotino questo spazio. Per evitare distrazioni puoi usare un’app come Freedom che blocca tutto ciò che può distrarti come i social media, app e telefonate.
2. Pianifica come utilizzerai questo tempo “liberato”. Per rendere efficace questa seconda fase è importante giocare d’anticipo. Il giorno precedente scegli quali attività svolgerai nelle ore dedicate alla tua produttività del giorno successivo (consiglio: non superare i tre task). Non è importante arrivare sempre fino in fondo, puoi anche spostare le attività incomplete al giorno successivo. Questa pianificazione ti permetterà di stimare sempre meglio il tempo necessario a raggiungere un obiettivo e, quindi, a misurare la tua produttività. In questo caso prendi sempre appunti sulle attività passate, presenti e future con tool come OneNote, Evernote oppure crea vere e proprie “roadmap” con tool come Notion.
3. Spezzetta le attività in blocchi di 15 minuti. Quando si tratta di eseguire un task è fondamentale non affrontarlo come se fosse un monolite, ma di suddividerlo in micro-attività con obiettivi specifici. Se all’inizio può sembrarti faticoso, è un passaggio che diventerà sempre più utile quando dovrai ripianificare qualcosa al giorno successivo, oppure – se sei costretto a interromperti – a riprendere il compito con un micro-obiettivo raggiunto.
   Facciamo un esempio: se devi preparare una presentazione, dedica i primi 15 minuti alla raccolta delle fonti, i successivi 15 alla definizione della scaletta, i quarti d’ora successivi alla stesura delle sezioni, fino all’impaginazione e alla revisione. Per spezzettare le attività di consigliamo di appoggiarti a un timer. In questo caso, uno strumento semplice da usare, dotato anche di un allarme e conto alla rovescia è timer-tab: funziona da browser e, quindi, non dovrai installare alcunché. Ricorda poi che per velocizzare alcune azioni puoi usare dei trucchetti che ti permettono di recuperare rapidamente i contenuti precedentemente creati. Dai un’occhiata a Text Expander: è un software molto efficace con cui richiamare con “scorciatoie” frasi, paragrafi e dati. I prezzi partono da circa 3 euro al mese.
4. Visualizza il tempo, per tracciare le tue energie mentali. L’ultima fase del Time Hacker Method riguarda la quantificazione del tempo. Ti permette di capire a che punto sei con le tue attività rispetto a quanto avevi pianificato. Immaginalo come un sistema per visualizzare la carica della tua batteria mentale, perché è importante sapere se sei al 20% di energia con il 70% dei task pianificati ancora da completare. In questo caso, il punto due del tuo piano ha bisogno di essere rivisto. Per quanto semplice possa sembrare questo passaggio, è quello che viene trascurato più spesso, perché siamo troppo concentrati nello svolgere le nostre attività. Ecco perché ti consigliamo di completare questa fase in modo analogico: con un quaderno di carta e delle matite colorate, per avere sempre sotto gli occhi qualcosa su cui “scarabocchiare”. Ti basterà disegnare dei quadratini che rappresentano i blocchi da 15 minuti, riempirli con lo scorrere del tempo e usare colori diversi per ognuna delle attività che hai programmato. Dopo aver preso famigliarità con questa tecnica, puoi passare ad “hackerare la carta” con i sistemi di bullet journal: una serie di codici visivi che ti aiuteranno a ottimizzare gli appunti (te ne abbiamo parlato qui e qui puoi trovare alcuni esempi interessanti).

E tu? Come gestisci le giornate più intense? Quali tecniche e strumenti utilizzi? Condividile con la community di VoceArancio.