Come rendere produttivo ogni momento della giornata

Nelle scienze dell’organizzazione i tempi morti sono, tecnicamente, il gap che c’è tra la produttività ideale del 100% e quella reale. Nella vita concreta di tutti noi questo si traduce nella collezione di spostamenti quotidiani, attese, ritardi o rallentamenti per intoppi tecnici che spezzano il flusso del tempo lavorativo e frammentano quello della produttività. La riunione che finisce alle 11:10 e quella successiva che inizia venti minuti dopo, il tempo tecnico di un computer o macchinario durante un processo, la risposta di un collega che dovrebbe arrivare ma non arriva e vi lascia lì bloccati: sono tutti esempi di questo gap tra produttività massima e realtà delle cose. Tempo morto però non vuol dire necessariamente tempo perso o sprecato. Anche questi interstizi tra le riunioni, gli incontri e gli spostamenti possono essere messi a frutto, con un tipo diverso di produttività: la micro-produttività dei tempi morti.

Conosci te stesso (e i tuoi tempi). La prima cosa da sapere per affrontare nel modo migliore i tempi morti è conoscerli, provare ad avere un quadro chiaro di come è organizzato questo elemento nella vostra vita lavorativa. Alcuni possono essere prevedibili, perché sono strutturali e si presentano sempre allo stesso modo nello stesso momento (per esempio gli spostamenti), mentre altri sono occasionali ed episodici. Provate a creare una mappa: non è necessario fare tutto a mano o su Excel, potete usare un’app di time tracking automatica. Molte sono concepite per misurare tempo produttivo e improduttivo all’interno delle squadra di lavoro, ma ce ne sono alcune che possono fare questa misurazione anche sul tempo personale. Rescue Time, Top Tracker o Toggl sono applicazioni che effettuano questo tipo di monitoraggio, sono gratuite con alcune delle funzioni a pagamento in versione premium.

Dopo la mappa, un elenco. La vita lavorativa di chiunque, dipendenti o freelance, in qualsiasi settore, è divisa in macro compiti – che richiedono una concentrazione duratura – e micro attività di routine – da svolgere quasi in automatico. Il segreto della micro-produttività è individuare questi compiti, separarli dal flusso generale e destinarli esclusivamente ai tempi morti. Rispondere alle mail, fare le note spese, compilare report automatici sono tutti esempi di task che non comportano un particolare assorbimento mentale e che possono essere sbrigati negli interstizi tra le riunioni, le attese e i ritardi. Se usate un’app di organizzazione del lavoro per liste (come Trello, Asana o Todoist), createne una fatta esclusivamente di micro-compiti. In questo modo metterete a frutto i tempi morti e scaricherete gli altri da queste incombenze che prese singolarmente durano poco, ma se affrontate nell’insieme sono costose in termini di uso della risorsa tempo.

Il tempo di imparare. Se una prima strategia di uso dei tempi morti è usarli per liberare quelli sani, un’altra è dedicarli ad attività che possono ampliare le vostre possibilità personali e professionali: approfondire, studiare, imparare. Un esempio classico è Duolingo, l’app per l’apprendimento o il perfezionamento delle lingue, che permette di raggiungere risultati significativi anche in blocchi di cinque minuti l’uno; l’ideale per aspettare qualcuno in ritardo, mettere a frutto lo spazio tra un impegno e l’altro o il tempo di uno spostamento quotidiano. Anche i podcast e gli audiolibri sono un ottimo strumento per trovare ispirazione e crescita nei frammenti improduttivi delle giornate: alcuni sono di puro intrattenimento, ma la maggior parte vi tengono informati se non avete il tempo di farlo in altro modo oppure vi aprono dei mondi e vi permettono di coltivare le vostre passioni con una libertà che potrebbe sorprendervi.

Quali sono le vostre strategie per ottimizzare i tempi morti? Raccontatecelo nei commenti.